От локальных инструментов к единому хабу: Как Битрикс24 автоматизировал контроль поручений в РУДН
Для Российского университета дружбы народов была реализована система управления задачами и поручениями на базе Битрикс24, что позволило объединить разрозненные инструменты контроля в единое пространство, повысить прозрачность и ускорить взаимодействие сотрудников.
Проблема:
Существование разрозненных инструментов для контроля поручений, что не обеспечивало единого, прозрачного и управляемого процесса администрирования.
Решение:
Комплексное внедрение и настройка корпоративного портала Битрикс24 для централизации управления задачами и поручениями.
Выгода:
Создание единого рабочего пространства, упрощение контроля за исполнением поручений и повышение эффективности взаимодействия между департаментами.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: Разрозненность цифровой среды. Потребность в едином центре управления поручениями
Проблема: Отсутствие единого пространства для контроля поручений
РУДН является одним из лидеров в области цифровизации среди российских ВУЗов, активно использует корпоративную почту и имеет развитую цифровую среду. Однако, инструменты, используемые для контроля за исполнением поручений, были разрознены и относились к «самому верхнему уровню» управления. Это означало, что несмотря на наличие контроля, не существовало единого, унифицированного и детализированного механизма для администрирования и отслеживания каждой задачи. Отсутствие такого единого центра управления затрудняло прозрачность и скорость взаимодействия между многочисленными факультетами и департаментами.
Сложности в автоматизации и стандартизации внутренних процессов
Ручной контроль за исполнением задач
Несмотря на использование цифровых инструментов, большая часть контроля над исполнением поручений оставалась ручной. Это требовало постоянного вовлечения руководителей в отслеживание статусов, что отвлекало их от стратегических задач. Цель состояла в том, чтобы автоматизировать постановку, мониторинг и контроль за исполнением поручений, чтобы система сама напоминала об этапах и сроках, разгружая административный персонал.
Отсутствие единых шаблонов для типовых мероприятий
В ВУЗе регулярно проводятся типовые мероприятия, такие как конференции, заседания советов и другие административные процессы. Каждый раз подготовка к этим мероприятиям требовала повторной ручной постановки одних и тех же задач и контроля их выполнения. Необходимо было создать шаблоны типовых мероприятий с автоматическим назначением ответственных и сроков, чтобы сократить рутинные операции и стандартизировать процесс.
Проблемы с адаптацией к новому инструменту
Внедрение нового корпоративного портала всегда сопряжено с риском отторжения со стороны сотрудников. Требовалась грамотно построенная политика внедрения и обучения, чтобы персонал, особенно старшего возраста, постепенно привыкал к работе в новом едином пространстве, а молодые сотрудники могли максимально быстро и эффективно взаимодействовать.
Цель клиента:
Создание единого, прозрачного и автоматизированного пространства для управления задачами.
2. Путь к порядку: Битрикс24 как корпоративный хаб. Настройка модулей и автоматизация мероприятий
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
- Как создать единое пространство для всех задач?
- Как обеспечить автоматический контроль за просроченными поручениями?
- Как стандартизировать подготовку к типовым мероприятиям?
- Как провести грамотное обучение, чтобы сотрудники приняли новый инструмент?
Решение: Настройка корпоративного портала Битрикс24
Внедрение началось с детального аудита потребностей и настройки базового функционала облачного Битрикс24. Была настроена структура компании, приглашены сотрудники и проведена детализированная настройка модуля «Задачи и проекты». Ключевым аспектом работы стала реализация автоматических механизмов, которые взяли на себя рутинные функции контроля, а также разработка функционала для стандартизации типовых процессов ВУЗа.
Автоматизация постановки и контроля поручений
Настроены роботы и бизнес-процессы, которые автоматически ставят задачи ответственным лицам при поступлении нового поручения или при переходе задачи на следующий этап. Внедрены механизмы уведомлений и эскалации: если задача просрочена или не начата в срок, система автоматически ставит уведомление руководителю. Это обеспечило необходимый уровень контроля, который ранее осуществлялся вручную, и позволило быстро решать возникающие проблемы.
Шаблонизация типовых мероприятий
Для стандартизации рутинных процессов, связанных с подготовкой к различным мероприятиям (совещаниям, конференциям), были созданы и настроены шаблоны задач. Теперь при запуске шаблона задачи и подзадачи ставятся автоматически с заданными сроками и ответственными. Это позволило значительно сократить рутинные операции, минимизировать человеческий фактор и обеспечить единообразие в подготовке к повторяющимся событиям.
Грамотное внедрение и обучение
Признавая потенциальное отторжение нового инструмента, была разработана и реализована грамотная политика внедрения, включающая детальное обучение сотрудников. В результате, персонал постепенно привык к работе в новом едином пространстве. Как отметил Проректор РУДН, обучение было ключевым моментом, позволившим оперативно решать возникающие вопросы и адаптировать сотрудников к более быстрой и эффективной работе.
Результат: Полная прозрачность администрирования и высокая оценка работы
Проблема ДО (Рутина)
Разрозненные инструменты контроля, отсутствие единого пространства.
Ручной контроль за исполнением поручений.
Постоянная ручная постановка задач для типовых мероприятий.
Решение ПОСЛЕ
Внедрение корпоративного портала Битрикс24 и централизация управления поручениями.
Настройка роботов для автоматической постановки задач и контроля сроков.
Создание и использование шаблонов для типовых мероприятий.
Выгода для бизнеса
Единое рабочее пространство для постановки и контроля всех задач.
Автоматический контроль исполнения поручений, разгрузка руководства от рутины.
Стандартизация и ускорение подготовки к совещаниям и конференциям.
Финальный итог:
Внедрение Битрикс24 позволило РУДН объединить разрозненные инструменты контроля в единое, прозрачное пространство. Университет получил систему, которая упростила постановку и контроль задач, обеспечила высокую скорость и оперативность работы, а также создала основу для дальнейшей цифровизации.
Ваш административный аппарат тратит время на ручной контроль?
Даже в самых высокоорганизованных структурах, таких как ВУЗы, неавтоматизированный контроль съедает рабочее время. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники занимались основными задачами, а не отслеживанием статусов, вам необходим единый и прозрачный инструмент. Мы предлагаем не просто внедрение, а создание системы, которая сама будет администрировать ваши задачи.