BI-отчетность в 3 клика: Как «Умный век» автоматизировал Excel-рутину и продажи в Битрикс24
Для системного интегратора аудио- и видеооборудования была настроена CRM, которая решила проблему ручной управленческой отчетности и подготовила компанию к этапу активного масштабирования.
Проблема:
Вся управленческая отчетность велась вручную в Excel-таблицах, что было сложно, долго и не давало полной картины для масштабирования.
Решение:
Внедрение CRM Битрикс24 с индивидуальной настройкой воронок, смарт-процессов и разработкой кастомной BI-панели для автоматической управленческой отчетности.
Выгода:
Отчетность стала доступна в несколько кликов, время на сбор аналитики сократилось, что позволило руководству сосредоточиться на масштабировании.
1. Ситуация и вызовы бизнеса. "Красивая игрушка" BI: Когда Excel-отчетность тормозит рост
Сложности в анализе и рутина в сборе данных
«Умный век» — системный интегратор, занимающийся сложными, крупными проектами (экраны для стадионов, видеоконференцсвязь). На этапе масштабирования выяснилось, что ручное измерение показателей в Excel, использование «кучи таблиц» и сквозной аналитики не выдает нужных данных и требует много времени.
Отсутствие оперативной управленческой отчетности
Ручной сбор BI-данных
Руководству приходилось вручную собирать данные из разных источников в Excel, что было крайне сложно и не давало актуальной картины бизнеса в реальном времени.
Сложность проектных продаж
Продажи носят проектный характер, и требовалась детальная настройка воронки, которая бы отражала сложный цикл работы, включая участие разных отделов (Sales&Marketing, Реализация проектов, Бухгалтерия).
Проблема со стоимостью и доступностью BI
Готовые BI-решения на рынке стоят очень дорого (от 4 до 10 млн рублей), что было неприемлемо для среднего бизнеса, находящегося на этапе масштабирования.
Цель клиента:
Автоматизировать управленческую отчетность и подготовить CRM к масштабированию.
2. Путь к порядку: Кастомная BI-панель и сведение данных из разных систем
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
- Как автоматизировать сбор данных из CRM?
- Как отобразить ключевые показатели в удобном для руководителя виде?
- Как объединить продажи и реализацию проектов в одной системе?
- Как сделать отчетность доступной и недорогой?
Решение: Индивидуальная разработка BI-отчета на базе CRM
Настройка CRM началась с проработки структуры и воронки продаж, которая отражает сложность проектной деятельности. Ключевым этапом стала разработка кастомного отчета (BI-панели), собирающего данные из CRM и других источников, который предоставил руководству необходимую аналитику.
Воронка для проектных продаж
Была проработана воронка продаж с учетом специфики системной интеграции, где каждый проект проходит через фазы реализации и обслуживания.
Разработка кастомной BI-панели
Был создан специальный отчет, который агрегирует ключевые показатели, ранее собираемые вручную в Excel. Это позволило руководству видеть полную картину бизнеса и принимать решения, основанные на данных.
Упрощение доступа к аналитике
Получение управленческой информации сократилось до «пары-тройки кликов», что сделало аналитику доступной и быстрой, заменив долгие ручные расчеты.
Результат: Аналитика, которая поддерживает ростю От Excel к цифровому управлению
Проблема ДО (Рутина)
Управленческая отчетность велась вручную, «куча таблиц», сквозная аналитика не выдавала нужных данных.
Сложный, дорогой и недоступный для малого бизнеса BI (стоимость 4–10 млн рублей).
Невозможность оперативного контроля за ростом и эффективностью.
Решение ПОСЛЕ
Разработка кастомной BI-панели на базе CRM.
Создание индивидуального отчета внутри Битрикс24.
Создание 3-х Смарт-процессов для базы объектов и 9-ти для финансово-продажного контура.
Выгода для бизнеса
Получение управленческих данных сократилось до «пары-тройки кликов».
Экономия бюджета и получение функционального аналога BI.
Полная прозрачность бизнеса, позволяющая принимать быстрые решения о масштабировании.
Финальный итог:
Настроенный Битрикс24 стал не просто CRM, а фундаментом для масштабирования компании. Руководство получило понятный и доступный инструмент, который позволяет отслеживать ключевые показатели роста и эффективности, что критически важно для компании, активно развивающейся в своем сегменте.
Вы управляете бизнесом по ощущениям или по цифрам?
Управленческая отчетность — это не роскошь для корпораций, а необходимость для растущего бизнеса. Если вы тратите часы на сбор данных в Excel и не можете получить оперативную аналитику, ваша CRM требует доработки. Мы специализируемся на создании инструментов, которые дают точные цифры для масштабирования.