Ускорили онбординг и подписание документов на 80% без расширения штата: Кейс «Лахта клиника» и КЭДО
От бумажного хаоса и скепсиса врачей к полной цифровизации HR-процессов и учету медицинского оборудования в Битрикс24.
Проблема:
Скепсис сотрудников, бумажный документооборот и риск потери клиентов из-за медленной обработки запросов.
Решение:
Комплексная цифровая трансформация с поэтапным внедрением Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) и Смарт-процессов на базе Битрикс24.
Выгода:
Сокращение времени на онбординг на 80% и полное исключение рутинной работы с документами, что позволило масштабировать бизнес без увеличения штата.
1. Ситуация и вызовы бизнеса. От мессенджера к платформе: как победить скепсис врачей и масштабировать бизнес
Проблема: Зависимость от бумаги и низкая вовлеченность персонала
«Лахта клиника» – сеть многопрофильных центров, в которой работает более 250 врачей. Несмотря на масштабы, до 2020 года Битрикс24 использовался лишь как мессенджер (на 5%), а кадровый документооборот был полностью бумажным.
Неэффективный онбординг и кадровое делопроизводство
Длительность процессов и риск ошибок
Оформление трудового договора занимало до 2,5 часов ручной работы. Процесс адаптации новых сотрудников (онбординг) затягивался до 10 дней. Рост численности персонала делал эти рутинные операции критически неэффективными.
Цель клиента:
Полная автоматизация HR и внутренних процессов без расширения штата.
Внедрить КЭДО и Смарт-процессы, чтобы сделать процессы оформления, адаптации и внутреннего учета максимально быстрыми, снизить нагрузку на HR-отдел и убедить 100% сотрудников работать в системе.
2. Постепенная трансформация: КЭДО, Смарт-процессы и QR-коды
Решение: Поэтапное внедрение от простого Смарт-процесса к КЭДО
Чтобы снизить сопротивление персонала, внедрение цифровых решений началось с создания простых и понятных Смарт-процессов, которые упрощали повседневную работу. Затем был внедрен полноценный КЭДО.
Кадровый Электронный Документооборот (КЭДО)
Внедрение КЭДО позволило перевести подписание всех кадровых документов в электронный формат. Теперь трудовые договоры, приказы и заявления подписываются за минуты с помощью электронной подписи, что особенно удобно для удаленных сотрудников.
Смарт-процессы для онбординга и адаптации
Автоматизированы процессы адаптации и обучения новых сотрудников. Благодаря четким алгоритмам в системе, время на онбординг сократилось с 10 дней до 2 дней, что значительно ускорило включение персонала в работу.
Учет медицинского оборудования через QR-коды
Для внутреннего учета создан Смарт-процесс, в котором каждому медицинскому оборудованию присвоена цифровая карточка с QR-кодом. Это позволяет быстро отслеживать местоположение, состояние и историю обслуживания, делая процесс прозрачным.
Результат: Онбординг быстрее на 80%, 95% сотрудников в системе и готовность к масштабированию
Проблема ДО
Оформление трудовых договоров — 2.5 часа ручной работы.
Онбординг нового сотрудника занимал до 10 дней.
Сопротивление сотрудников и использование Битрикс24 только как мессенджера (5% функ.)
Решение ПОСЛЕ
Внедрение КЭДО (Кадровый Электронный Документооборот).
Автоматизация онбординга с помощью Смарт-процессов.
Постепенное вовлечение через удобные Смарт-процессы.
Выгода для бизнеса
Время подписания сокращено с часов до минут.
Срок адаптации сокращен на 80% (с 10 дней до 2 дней).
95% сотрудников активно используют систему для ежедневных операций.
Финальный итог:
Продуманная цифровая трансформация доказала свою эффективность: рутина автоматизирована, сотрудники вовлечены в работу, а клиника готова к дальнейшему росту без увеличения административного штата. Успешный опыт подтвердил: новые инструменты стали удобством, а не обязательством.
Вы всё ещё тратите дни на оформление одного человека?
Опыт «Лахта клиники» показывает: даже в консервативной сфере медицины цифровая трансформация возможна. Грамотный подход к внедрению КЭДО и автоматизации рутины позволяет не просто ускорить процессы, но и сохранить высокий уровень сервиса при масштабировании бизнеса. Не ждите, пока ваш HR-отдел захлебнется в бумагах.