Экспертиза под контролем: Интеграция Битрикс24 для компании «Автопроф» и внедрение системы учета дебиторской задолженности
Для экспертно-правовой компании «Автопроф» была реализована комплексная настройка Битрикс24, включающая внедрение CRM, телефонии и специальной системы контроля дебиторской задолженности, что привело к росту клиентской базы и повышению контроля над заказами.
Проблема:
Отсутствие единого центра контроля, непрозрачность работы до семи сотрудников над одним клиентом и неконтролируемая дебиторская задолженность.
Решение:
Комплексная настройка CRM Битрикс24 с созданием единой воронки продаж и внедрением уникального механизма учета дебиторской задолженности.
Выгода:
Рост клиентской базы, исключение потерь клиентов и выполнение заказов точно в срок.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: До 7 сотрудников на одном клиенте без единого регламента
Проблема: Многоканальность взаимодействия и рутина
Специфика экспертно-правовой компании «Автопроф», оказывающей услуги по оценке и возмещению убытков, подразумевает сложный клиентский путь, где в коммуникации с клиентом могут принимать участие до семи различных сотрудников, каждый из которых выполняет свою часть работы. Без централизованной системы это приводило к дублированию действий, потере информации при передаче клиента и невозможности проконтролировать весь процесс от первого обращения до полного погашения задолженности по оплате услуг. Руководству требовалась система, которая не просто фиксирует звонки, но и связывает всю работу многочисленных сотрудников с конкретным клиентом в единое целое, обеспечивая контроль на каждом этапе.
Ключевые проблемы контроля и финансов
Неконтролируемая дебиторская задолженность
Одним из ключевых финансовых вызовов был учет дебиторской задолженности. Компания часто предоставляла услуги в рассрочку, но не имела автоматизированного инструмента для отслеживания графика платежей, просрочек и автоматического напоминания клиентам. Это требовало ручного контроля, что отнимало время и увеличивало риск финансовых потерь, особенно в условиях масштабирования. Требовалась специализированная система для автоматического управления рассрочкой.
Непрозрачность работы и отсутствие KPI
Руководство не могло получить достоверный и подробный отчет по результативности каждого из сотрудников, контролировать проведение встреч и точно знать, с каких рекламных источников приходят новые клиенты. Все данные приходилось собирать вручную, что делало аналитику неактуальной. Требовалась система, способная собирать эти данные в режиме реального времени и предоставлять руководству аналитику, необходимую для принятия управленческих решений.
Цель клиента:
Создание единого, контролируемого пространства с финансовым учетом.
Основной целью являлось внедрение и настройка облачного портала Битрикс24, который объединил бы CRM, телефонию, учет дебиторской задолженности и регламентировал работу сотрудников. Это должно было позволить наконец-то начать планомерно наращивать клиентскую базу, исключить потерю лидов и обеспечить своевременное выполнение заказов.
2. Путь к порядку: Единая воронка и роботизация. Регламент для сложных сделок
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
- Как обеспечить рост клиентской базы?
- Как исключить потерю клиента при работе нескольких сотрудников?
- Как контролировать платежи по рассрочке?
- Как построить отчетность по KPI?
Решение: Настройка CRM и детальный аудит процессов
Проект стартовал с тщательного изучения всех существующих бизнес-процессов в компании. Попутно с этим каждое действие редактировалось, и составлялись регламенты работы, которые затем были перенесены в логику Битрикс24. Была спроектирована и создана единая воронка продаж с делением по направлениям услуг, а также описаны процессы согласования документов и KPI.
Внедрение системы учета дебиторской задолженности
Уникальное решение было реализовано для контроля финансовых вопросов. Внедрена и настроена специализированная система учета дебиторской задолженности, которая автоматически отслеживает все этапы оплаты, сроки и уведомляет как менеджера, так и клиента о предстоящих или просроченных платежах. Это сняло с сотрудников рутинную задачу по финансовому контролю и минимизировало риск просрочки, который был особенно высок при работе в рассрочку.
Автоматизированное взаимодействие и принцип «Одного окна»
Настроена интеграция облачной IP-телефонии с номером и логикой распределения звонков, которая фиксирует и записывает все звонки в карточке клиента. Автоматизированы поля лида и сделки, а также их заполнение данными из карточки Контакта, что исключило дублирование ввода информации и уменьшило риск ошибок. В результате, менеджеры могут работать в режиме «одного окна», а руководитель — иметь целостную картину работы, включая контроль проведения встреч.
KPI и углубленное обучение
Были описаны и перенесены в систему процессы согласования документов и ключевые показатели эффективности (KPI), которые необходимо выполнять сотрудникам. Руководство получило возможность иметь подробный отчет по результативности каждого менеджера, а также отслеживать, с каких конкретно рекламных источников приходят новые клиенты. В завершение проекта сотрудники прошли углубленное обучение, что позволило им быстро освоить новый, более эффективный и контролируемый процесс работы.
Результат: Наконец-то растущая клиентская база и выполнение заказов в срок
Проблема ДО (Рутина)
Потеря клиентов, отсутствие контроля над многоэтапным процессом.
Отсутствие системы учета дебиторской задолженности по рассрочке.
Непрозрачность работы сотрудников, отсутствие отчетов по KPI и источникам лидов.
Решение ПОСЛЕ
Единая воронка продаж с настроенной автоматизацией смены ответственных.
Внедрение системы учета дебиторской задолженности в Битрикс24.
Настроенный отчет по результативности каждого сотрудника и сквозной аналитике.
Выгода для бизнеса
Клиенты не теряются, работа существенно упрощена.
Финансовый контроль и минимизация рисков просрочки платежей.
Начала расти клиентская база, заказы выполняются в срок.
Финальный итог:
В результате внедрения руководство компании отмечает, что наконец-то начала расти клиентская база, клиенты не теряются, а работа менеджеров существенно упрощена благодаря продуманной автоматизации и работе в режиме одного окна.
Ваш бизнес теряет деньги из-за отсутствия контроля за рассрочкой?
Если в вашей экспертной или правовой компании до семи сотрудников общаются с одним клиентом, но вы не можете проконтролировать процесс или отследить платежи по рассрочке, то вы теряете прибыль. Комплексная интеграция Битрикс24, реализованная для компании «Автопроф», позволяет навести порядок в самых сложных бизнес-процессах и обеспечить финансовый контроль.